10 советов для эффективного планирования времени

10 советов для эффективного планирования времени

Время — это самое ценное для любого человека. Время — это и есть жизнь. Оно невосполнимо и необратимо. Растратить попусту свое время — это непозволительная роскошь. Если вы сможете правильно контролировать свое время, вы овладеете своей жизнью и проживете ее с пользой для себя.

Бизнесмены умеют использовать грамотно личное время, они действуют быстро, не тратят его зря, избегают поедателей времени, ходят и говорят в быстром темпе.

Приведем 10 советов от международной ассоциации предпринимателей, которые помогут вам эффективно планировать свое рабочее время:

1. Планируйте письменно

Обязательно записывайте на бумаге все, что собираетесь сделать: дела, встречи, телефонные звонки, корреспонденцию. Тем самым вы разгружаете свою память, концентрируясь на самом главном. Всегда делайте письменные заметки, это должно стать вашим ключевым правилом. Отраженный на бумаге план обладает психологическим эффектом, мотивируя вас лучше работать. В дальнейшем вы будете лучше контролировать свои поступки.

2. Определите цели

Если вы определите свои цели, вы сможете контролировать ситуацию, правильно расставлять приоритеты, поймете, как быстро достигнуть желаемого. Человек, имеющий осознанные цели и идущий к ним, задействует максимальные ресурсы для выполнения поставленных задач.

3. Разработайте план дня

Обязательно планируйте следующий рабочий день, причем делайте это в конце текущего. Наглядно сформируйте последовательность событий завтрашнего дня. Возвращаясь вечером домой, и утром при поездке на работу подсознание само проработает все задания и подготовит различные варианты их решений.

4. Учтите буферное время

Не стоит планировать свой рабочий день больше, нежели на 50%. Оставшуюся половину рабочего времени оставьте свободными для каких-то спонтанных дел: личных бесед, телефонных звонков, приема посетителей, остановок в работе. Невозможно избежать непредвиденных перерывов, поэтому не стоит планировать больше, чем можете сделать. Иначе будет возникать стресс от дел, с которыми не удалось справиться.

5. Расставьте приоритеты

Некоторые тратят большую часть времени, решая многочисленные несущественные проблемы, вместо того, чтобы полностью сконцентрироваться на нескольких самых важных в данное время делах. Зачастую лишь 20% правильно потраченного времени приносит 80% результата (принцип Парето). Обязательно установите приоритеты, распределив их по пунктам:

А — самые важные задания (которые не стоит делегировать);

B — дела средней важности (можно делегировать);

С — обычные задания.

Рекомендуем планировать в день 1-2 задания категории А, 2-3 задания B, а остальное время посвятить заданиям группы С. Как правило, больше все равно не получится сделать. Лучше делать правильные дела, нежели дела правильно.

6. Контролируйте невыполненные дела

Ежедневно проверяйте, какие задания вы не выполнили сегодня и перенесли на следующий день. Не записываемые на бумаге дела обязательно потеряются. Перенос невыполненных заданий имеет несколько преимуществ. Если все время откладывать какую-либо работу, то когда-то вы все равно ее сделаете, поскольку захотите довести ее до конца. Или же вы решите, что данное задание не является столь важным и вычеркните его. Но и в этом случае проблема решится.

7. Анализируйте кривую производительности

Дневная активность человека подчинена биоритмам. Как правило, пик производительности припадает на первую половину дня. Именно на это время следует планировать выполнение наиболее важных и сложных дел (задания группы А). После обеда наблюдается спад, поэтому в это время лучше заниматься повседневными делами и налаживать социальные контакты (задания группы С). Ближе к вечеру можно приняться за задания категории B. Безусловно, каждый человек индивидуален, поэтому нужно понять свои биоритмы. Правильное использование закономерностей своего организма позволит без особых усилий повысить рабочую продуктивность.

8. Оставляйте время для «тихого часа»

Зачастую завершение «настоящей» работы происходит только после официального конца рабочего дня, поскольку днем мешают разные помехи. Это называется «тихим часом», поскольку вы встречаетесь с самим собой. Это время нужно посвятить выполнению самых трудных заданий, внеся его в свой рабочий план, туда, где записаны встречи. Отключитесь от всего, ведь с посетителями и телефонными звонками можно разобраться позже.

9. Не бойтесь делегировать свои полномочия

Обязательно передавайте часть своих полномочий работникам. Так вы сможет более эффективно управлять своим временем. Делегирование — это важный принцип работы любого руководителя, поскольку можно доверить ряд дел своим сотрудникам, а самому заняться решением основных вопросов. Это способствует также развитию и расширению компетенции персонала. В итоге выигрывают все. Чтобы сотрудник успешно выполнил поручение, нужно четко прописать следующие пункты:

  • что нужно сделать (содержание, тема);
  • кто это должен сделать (назначить ответственного);
  • почему он должен сделать это (цель, мотивация);
  • как это сделать (компетенция, детали, объем);
  • сроки выполнения работы.

10. Будьте последовательны

10 советов для эффективного планирования времени (таблица)Методы, техника и записная книжка – это лишь часть успешного управления временем. Здесь также важны поведение, настрой и самодисциплина. А это более сложная сторона вопроса. Человек, как правило, управляется психикой, подсознанием и в меньшей степени логикой и рассудком. Чувства обычно доминируют над сознанием, и это не дает правильно использовать свое время. Ключевыми трудностями в этом случае являются постоянное нарушение последовательности, самодисциплины, привычка откладывать все на потом и так далее. Необходимо оставаться последовательным, активизировать свое подсознание и положительно себя мотивировать!

Чтобы время имело вечную ценность, советуем заполнить таблицу возникающими вопросами и своими идеями по данной тематике и попробовать найти ответы по каждому вопросу в Библии.

Почему в Библии? Потому что Библия (слово Божье) — это мудрые высказывания, проверенные на практике столетиями. Многие успешные люди используют Библию в качестве источника для мотивации. Попробуйте, это работает!

Для удобства Вы можете скачать электронные версии Библии: для Windows | для Mac OS X | для Android.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
  • http://vk.com/id34640161 Татьяна Маринина

    Абсолютно не умею планировать свой день, все идет спонтанно. Кроме таких моментов, как во сколько выйти на работу, во сколько забрать сына с тренировки. А так в основном каждый день одно и то же и в то же время. Кроме как на работе, так как человек я подчиненный, то на работе все идет совсем не по моим планам, иногда даже пообедать за весь день некогда. Так что планирование хорошо, но далеко не всегда возможно.

  • http://vk.com/id23068227 Екатерина Лемасова

    Очень полезная статья, я неорганизованный человек и всегда пытаюсь всё сделать быстро и в один день, а пом сама же от этого страдаю. Попробую расставить приоритеты в задачах так как написано здесь. Если будет возможность попросить о помощи, я её не упущу. Хоть время сэкономлю. Письменно планировать время тоже правильно, ведь что-то можно забыть в ежедневных хлопотах.

  • Павел

    Стал планировать свое время письменно сравнительно недавно и уже замечаю положительные изменения. Многое зависит от расстановки приоритетов и от того, насколько верно вы оцениваете свои возможности. Есть такое понятие как «кайрос», то есть, определенное время, удобное для того, чтобы сделать какое-то важное дело. Например, заехать в автомастерскую по дороге с работы. Есть еще множество терминов, все это здорово помогает.

  • Саша

    С планированием временем у меня всегда были проблемы. Я обычно хочу сделать много, но не успеваю или вообще последовательность дел не правильная! Иногда пишу список дел на листке, действительно помогает, не забыть, но времени все равно на все дела часто не хватает. Как я поняла из статьи, я не правильно учитываю буферное время. Обязательно распечатаю эти 10 советов и буду придерживаться!

  • https://plus.google.com/110867091780450280141 Александр Храмойченков

    Раньше все свои дела я либо планировал на бумаге, либо держал в голове. Стоит отметить, память не подводила. В дпльнецшем руководство нам даже установило специальную программу на компьютер, которая является своего рода планировщиком. Так многие иногда забывают заглянуть в эту программу, чтобы закрыть очередной дедлайн. А так, откровенно, завидую тем людям, которые умеют управлять своим временем. Считаю, что достичь всего того, что описано выше сложно, но возможно. Как ни пародксально было бы терпение и время.

  • Юлия

    У меня интеллект карты хороши справляются со своими задачами — сразу все как на ладони master-kart.ru . Мне лично этот способ очень хорошо подходит, лучше всяких там задачников типа вандерлиста.